Terug naar overzicht

Begeleiding organisatiewijziging Koninklijke Bibliotheek

Toekomstbestendig organiseren

Een soepel lopend proces dat volgens planning is uitgevoerd

De Koninklijke Bibliotheek (KB) wilde op enkele punten de organisatiestructuur aanpassen om een slagvaardiger en professionelere organisatie te worden. Onder meer door de strategische focus van een aantal sectoren en afdelingen te verduidelijken en een aantal belemmeringen in de organisatie van de ICT-functie weg te nemen. Lysias adviseerde het projectteam dat de organisatiewijziging begeleidde in het inrichten en uitvoeren van het bijbehorende proces.

 

In 2015 zijn drie organisaties succesvol geïntegreerd in de Koninklijke Bibliotheek. In het eerste jaar ging alle aandacht in de organisatie uit naar continuïteit. In 2016 werd de focus verlegd naar het vergroten van de slagvaardigheid. In dit integratieproces was de organisatiestructuur nog niet aangepast. Begin 2017 was het tijd om ook de organisatiestructuur mee te laten bewegen. De aanpassing van de structuur diende bij te dragen aan meer strategische focus, een betere positionering van het primaire proces, het zijn van een ICT-gedreven organisatie en een servicegerichtere bedrijfsvoering.

Lysias heeft vooraf het te doorlopen proces uitgedacht en gedurende het hele proces van organisatiewijziging het projectteam van de KB geadviseerd over de te nemen stappen. Het projectteam is begin januari gestart met het opstellen van de adviesaanvraag voor de ondernemingsraad. De voorgenomen verandering is aangemerkt als een organisatiewijziging in de zin van artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden. In een tijdsbestek van twee maanden tijd is de adviesaanvraag opgeleverd, adviseerde de ondernemingsraad positief en is het voorgenomen besluit van de algemeen directeur bekrachtigd door het Algemeen Bestuurscollege van de KB.

Vervolgens is voor een aantal specifieke functies een plaatsingsproces ingericht en uitgevoerd met behulp van een plaatsingsadviescomissie (PAC). Lysias verzorgde tevens het secretariaat van deze PAC. Eind mei was ook dit proces zorgvuldig afgerond en kon de structuurwijziging per 1 juni 2017 daadwerkelijk worden ingevoerd. Gedurende het hele proces zijn de medewerkers via verschillende kanalen, vooral via intranet en personeelsbijeenkomsten, geïnformeerd over de organisatiewijziging.

Lysias heeft dit proces met zo’n hoge mate van professionaliteit begeleid dat het geheel vlekkeloos is verlopen en heeft daarmee een organisatie die niet gewend was om organisatiewijzigingen door te voeren volledig ontzorgd. Zakia Guernina, hoofd sector bedrijfsvoering a.i. KB.

 

 

Meer Toekomstbestendig organiseren